e-posta elektronik posta kelimelerinin kısaltması şeklinde karşımıza çıkmaktadır. e-posta yazmak, iş hayatında ve özel hayatta sıkça ihtiyaç duyduğumuz bir ihtiyaçtır. Doğru bir e-posta yazmak hem profesyonel hem de kişisel ilişkilerimizi olumlu etkileyebilir. e-postalar en sık olarak gmail veya hotmail ile gönderilmektedir.
Dijital çağda, e-postalar günlük iletişimimizin önemli bir parçası haline geldi. Yeni bir işle ilgili bir soru sormak, arkadaşlarınızla plan yapmak veya bir iş başvurusunda bulunmak, bunların hepsi e-posta yoluyla yapılabilir. Ancak, doğru bir şekilde yazılmadığı takdirde, e-postalarınız karşı tarafa yanlış anlaşılmalara sebep olabilir. Bu nedenle, bu makalede doğru bir e-posta nasıl yazılır, öğreneceksiniz.
e-posta Adresi Nelerden Oluşur?
e-posta adresinin sahibine ait bir isim, nick veya buna benzer kelimeler bulunmalıdır. e posta adres oluşturulurken unutmayacağınız okunuşu kolay, anlamlı isim veya kelimeler kullanılmalıdır. İş için kullanılan e-postalarda kendinize ait isim ve soy isimden oluşan e-postayı kullanmanız kurumsallık açısından çok önemlidir.
e-postada bulunması gereken diğer bir ihtiyaç ise belirlediğiniz ismi takip eden @ işaretinin kullanımıdır. et (@) işaretinden sonraki kısımda ise e-posta adresinin uzantısı yer almaktadır. @ işaretinden önceki kısım size ait e-postanın ayırt edici kısmını oluşturması nedeniyle önemlidir. @ kısmından sonra yer alan kısım ise e-posta sağlayıcısının bilgilerini içermektedir ve herkes için aynı olan bölümdür. ….@gmail.com , …. @hotmail.com gibi.
et işareti kopyala
Windows Q klavyede et işareti (@), Alt gr + Q tuşlarına aynı anda basılarak yapılabilir. Windows F klavyede ise Alt gr + F tuşlarına aynı anda basılarak et işareti (@) yapabilirsiniz.
Et işareti yapmayı bilmiyorsanız aşağıdaki butonu kullanarak et işaretini (@) kapyalayabilirsiniz.
E-posta Nasıl Yazılır?
1. Konu Seçimi
İyi bir e-posta yazmanın ilk adımı konu seçimidir. Konunuz net ve özlü olmalıdır. Karşı taraftan ne istediğinizi veya ne hakkında bilgi almak istediğinizi belirtmelisiniz. Örneğin, iş başvurum veya randevu talebi gibi.
2. Doğru Bir Başlangıç
Doğru bir başlangıç, e-postanızın tonunu belirleyecektir. Baştaki selamlama mesajınızın kibar olması ve karşı tarafa hitap etmesi önemlidir. Eğer karşı taraf sizinle daha önce tanışmamışsa, Sayın Bay/Bayan gibi genel bir hitap kullanabilirsiniz. Daha önce tanıştıysanız, Merhaba [isim] veya Selam [isim] gibi bir hitap kullanabilirsiniz. Her e-mail (merhaba, günaydın, Mehmet Bey, Jale Hanım, vb.) bir hitap kelimesini doğru bir başlangıç için içermelidir.
3. İçeriğin Oluşturulması
E-postanızın içeriği net, öz ve anlaşılır olmalıdır. Konuya doğrudan girmeli ve gereksiz detaylardan kaçınmalısınız. Eğer bir talepte bulunuyorsanız, istediğiniz şeyi net bir şekilde belirtmelisiniz. Ayrıca, varsa destekleyici bilgileri cv , iş başvurusu için diğer evrakları veya dosyaları da ekleyebilirsiniz.
4. Sonuç Kısmının Yazılması
E-postanızın sonuç kısmı, karşı tarafın size nasıl yanıt vereceğini belirleyen önemli bir adımdır. Bu nedenle, e-postanızın sonunda ne istediğinizi açıkça belirtmeniz gerekir. Örneğin, bir iş başvurusu yapıyorsanız, sizden en kısa zamanda geri dönüş yapmanızı rica ederim gibi bir ifade kullanabilirsiniz. Son olarak e-posta sonunda teşekkürler, iyi çalışmalar, iyi günler vb. kelimeler ile ardından gönderici bilgileri olan isim soy isim (ve tercihen iletişim bilgileri) ile e-mail yazılarak bitirilmelidir.
5. Gözden Geçirme ve Düzeltme
E-postanızı yazdıktan sonra, üzerinden geçmeli ve dilbilgisi hatalarını düzeltmelisiniz. E-postanızda anlam karmaşası yaratabilecek, yanlış veya eksik bilgileri de gözden geçirdiğinizden emin olun.
6. Ekleri Kontrol Edin
Eğer e-postanızla birlikte dosya veya belge gönderiyorsanız, bunların doğru olduğundan emin olun. Ayrıca, e-postanızın boyutunu kontrol edin ve gereksiz büyükse, dosyaları sıkıştırarak boyutlarını düşürebilirsiniz.
Sonuç
Doğru bir şekilde yazılmış bir e-posta, mesajınızı net bir şekilde iletmek için önemlidir. Konunuzu açıkça belirtin, kibar bir ton kullanın, içeriğinizi öz ve anlaşılır bir şekilde yazın, sonuç kısmında ne istediğinizi belirtin ve son olarak e-postanızı gözden geçirin. Bu basit adımları takip ederek, e-postalarınızı daha profesyonel hale getirebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. E-posta yazarken dilimizi nasıl seçmeliyiz?
Eğer e-postanız bir iş ilişkisi içeriyorsa, resmi bir dil kullanmanız uygun olacaktır. Ancak kişisel e-postalarınızda daha samimi bir dil kullanabilirsiniz.
2. E-postamın konusu ne kadar uzun olmalı?
Konusu kısa ve öz olmalıdır. Alıcının dikkatini çekebilecek net ve anlaşılır bir ifade tercih edin.
3. E-postamın imza kısmında neler yer almalıdır?
İş e-postalarında adınız, pozisyonunuz, şirketinizin adı ve iletişim bilgileriniz yer alabilir. Kişisel e-postalarda ise sadece adınız ve iletişim bilgileriniz yeterli olacaktır.
4. E-postamı yazarken hangi yazım kurallarına dikkat etmeliyim?
E-postanızda noktalama, imla ve dilbilgisi kurallarına özen göstermeniz gerekmektedir. Özellikle iş e-postalarında, bu kurallara uymak önemlidir.
5. E-postalarımızda hitap tarzımız nasıl olmalı?
Eğer alıcı ile daha önce tanışıklığınız varsa, daha samimi bir dil kullanabilirsiniz. Ancak iş e-postalarında, daha resmi bir hitap tarzı tercih edilmelidir.## Son Söz
E-posta yazmak büyük bir sanattır ve doğru bir şekilde yapıldığında, iletişim becerilerimizi geliştirmemize yardımcı olabilir. E-postalarımızda, güçlü bir konu seçimi, net bir dil kullanımı, uygun bir hitap tarzı, özlü bir içerik, imla kurallarına uygunluk ve sonunda uygun bir imza kısmı eklemek, alıcılarımızın e-postalarımıza daha istekli bir şekilde yanıt vermesini sağlayacaktır.
E-posta yazarken, örneklerimize göz atarak fikir edinmeniz faydalı olacaktır. Ancak unutmayın ki, her e-posta farklı bir amaç için yazılır ve size özgü bir dil kullanımını tercih etmeniz en iyisidir.